Офисный переезд в отличие от квартиного переезда имеет ряд особенностей, которые способны создать дополнительные трудности. Обычно переезд офиса подразумевает не только перевозку мебели, но и дорогостоящей техники, тяжелых сейфов и несгораемых шкафов и т.п. Кроме того, офисный переезд осложняется необходимостью перевозки различной документации.

Для подготовки к переезду офиса следует выполнить следующее:

1. Продумать и составить полный список людей, задействованных в работах, связанных с офисным переездом. Переезжаете вы самостоятельно или привлекаете мувинговую компанию – в любом случае необходимо назначить людей, ответственных за перевозку того или иного отдела, комнаты, видов техники. К примеру, совершенно естественно, если ваш системный администратор будет отвечать за упаковку и перевозку компьютеров и оргтехники, бухгалтер – за перевозку финансовой документации, секретарь – за перевозку документов и архива и т.д.

2. Каждая коробка с вещами сотрудников должна быть промаркирована. На ней должны быть указаны данные сотрудника, которому принадлежат вещи, а также номер или название кабинета.

3. Если вы не пользуетесь услугами мувинговой компании, не забудьте заранее закупить упаковочный материал – коробки, ящики, скотч, пленку, упаковочную бумагу. Снабдите ими сотрудников.

4. Документы и другие важные бумаги, диски, базы данных, архивы необходимо предварительно рассортировать и тщательно запаковать. Лучше упаковывать и перевозить подобные грузы отдельно.

5. Особое внимание уделите упаковке и перевозке хрупких вещей. Компьютеры упаковываются в коробки, при этом все составляющие каждого компьютера следует складывать вместе. Мониторы защищаются пленкой и листами картона. Отключение оргтехники, телефонов и компьютеров должны производить только специально подготовленные сотрудники.

6. Необходимо составить или хотя бы наметить примерный план расположения рабочих мест в новых помещениях,  расстановку мебели, оргтехники и рабочих мест. Также, если необходимо, надо заранее разработать схему электрической проводки, телефонных кабелей локальной сети и подключения к Интернету и т.д.

7. В случае если время позволяет, можно провести «плавный» переезд компании. Например, вы оборудуете на новом месте одну или две комнаты, где начинают работать, к примеру, по одному человеку из каждого отдела. А основной переезд компании происходит тогда, когда новый офис начал функционировать.

8. Не забудьте предупредить – лучше и устно и письменно – всех ваших клиентов и партнеров о новом адресе и телефонах. Оповестите об этом справочные издания и сайты, на которых есть информация о вашей фирме.